Kanban (japanisch für „Plakatwand“) ist eine der ältesten Methoden des modernen Managements von Aufgaben in einer Organisation. Bereits in der Vergangenheit haben wir diverse Werkzeuge für diese Zweck vorgestellt. Nun stellen jedoch die Prinzipien dahinter den Fokus dar. Somit kann unter anderem Verständnis für Funktionen dieser Tools entstehen.

Was ist Kanban?

Der Ingenieur Taiichi Ohno versuchte in den 1940er-Jahren, die japanische Automobilindustrie wieder anzukurbeln. Nach dem zweiten Weltkrieg war diese nämlich bis auf ein Minimum reduziert und wurde von den Amerikanern bereits eingeholt. Mit dem Fokus auf effiziente Verwertung von Ressourcen setzte er somit innerhalb weniger Jahre ein neues System bei seinem Arbeitgeber Toyota ein. Mit dem sogenannte Toyota Production System (kurz: TPS) war somit der Grundstein für das moderne Lean Management gelegt.

Dabei enthält das Lean Management sogenannte Prinzipien. Dazu gehört beispielsweise der Fluss beziehungsweise Flow, welche den Abriss von Produktivität verhindern soll. Eine Folge dessen ist eine bessere Ausnutzung von Zeit und Personalkapazitäten.

Von der Automobilindustrie übertrug man relativ schnell das Konzept auf andere Branchen. Allen voran die Software-Entwicklung. Dort ist es nämlich am besten möglichen, iterativ vorzugehen und Prozesse anzupassen.

Die Prinzipien

Wie bereits erwähnt, steht man bei Anwendung von Kanban vor einer großen Wand beziehungsweise Tafel. Diese soll jede Aufgabe und Verantwortlichkeiten möglichst transparent darstellen. Wie in der oberen Abbildung zu sehen ist, teilt sich die Tafel in verschiedene Spalten auf. Diese geben an, in welchem Stadium der Bearbeitung eine Aufgabe steckt. Ähnlich zur Projektübersicht des bereits behandelten Tools Asana ist es das Ziel, eine Aufgabe als „erledigt“ zu deklarieren. Im Endeffekt verschiebt man diese in die letzte Spalte. Das Prinzip des „Weiterschiebens“ lässt sich dabei auf jedes lineare oder iterative Framework für die Entwicklung von Produkten übertragen. Der Effekt für das Team ist dabei jedoch enorm.

Kanban soll den besagten Fluss durch bessere Visualisierung optimieren. Abhängig von der Anzahl der Aufgaben in Spalten ermöglicht dies dem Projektmanager Erfolgskontrolle und frühzeitige Gegenmaßnahmen bei zeitlichem Verzug.

Zusätzlich zur besseren Veranschaulichung sollen durch Kanban übliche Probleme im Projektmanagement minimiert werden. Als Hilfe dient dabei der sogenannte Work in Process (kurz: WIP). Mithilfe des WIP grenzt ein Projektmanager die Anzahl an angenommen Aufgaben ein. Somit wird gewährleistet, dass jeder Beteiligte nicht zu viel Arbeit auf einmal hat. Zudem ermöglicht dies eine kontinuierliche Betrachtung der Zielerreichung oder Einhaltung des Zeitplans.

Bei größeren Aufgaben bietet es sich zudem an, diese nach einem System aufzuteilen oder nach benötigtem Aufwand zu clustern. Sind mehrere Aufgaben notwendig um mit der nächsten zu starten, würde weiterhin ein Flaschenhals entstehen. Eine verheerende Folge dessen wären zeitliche Verzüge, die häufig zum Scheitern des Projekts führen können. Bei richtiger Darstellung der Teilaufgaben hat der Projektmanager die Möglichkeit, diese in der richtigen Reihenfolge in den „Umlauf“ zu schicken.

Kanban im Marketing?

Genau wie am Fließband bei der Autoproduktion oder der Entwicklung von Software, lässt sich Kanban auch in Agenturen nutzen. Das lässt sich sogar sehr einfach umsetzen! Zudem basieren, wie bereits erwähnt, einige Tools darauf. Weiterhin lässt sich Kanban gut mit anderen Methoden kombinieren. Dabei soll nämlich nicht vergessen werden, dass es als Grundlage für bessere Transparenz oder Diskussionen in der Gruppe dient. Bis auf den Projektmanager muss niemand ständig an der Tafel stehen.

Nehmen wir uns das Framwork Scrum als Beispiel. Der Kern des beinhalteten Kreislaufs ist auch ein sogenannter Backlog mit Aufgaben, welche für einen bestimmten Zeitraum ausgewählt werden. Dabei zeigt sich die Kompetenz des Projektmanagers dadurch, dass er notwendige Aufwände zur Umsetzung einschätzen kann. Weiterhin ist eine hohe fachliche Kompetenz notwendig, um keine Aspekte der Kampagne oder einzubeziehende Stakeholder zu vergessen. In agilen Teams bietet sich eine Kanban-Tafel in Meetings enorm gut an. Vor allem dann, wenn projektorientiert gearbeitet wird und häufig diskutiert wird. Kleiner Tipp: Wenn man Klebezettel für jede Aufgabe verwendet, kann man diese im Notfall auch nochmal zurückschieben.

Können wir grundsätzlich empfehlen, eine Kanban-Tafel aufzuhängen? Es kommt drauf an. Wie bereits betont, setzen einige digitale Tools das Fluss-Prinzip effektiv um. Andere sind wiederum komplett nach dem Kanban-Prinzip aufgebaut. Enthaltene Vorteile sind natürlich die Verfügbarkeit und der bessere Überblick.

Klebezettel sind aus Papier. Papier ist aus Bäumen. Den Rest könnt ihr euch denken…