In diesem Beitrag möchten wir das kompakte Tool Todoist näher vorstellen. Bereits in einem vergangenen Blog-Artikel sind wir auf den Mehrwert durch Tools für besseres Projektmanagement eingegangen. Vor allem bei Remote-arbeitenden Teams ist die richtige Organisation und zeitliche Abstimmung unerlässlich. Dafür wird von vielen Experten der sogenannte Ansatz „Get Your Things Done“ als absoluter Game-Changer bezeichnet. Nach diesem Prinzip listen To-Do-Listen alle zu erledigenden Aufgaben nach Priorität und Zeitpunkt auf. Eine Folge dessen soll mehr Klarheit und Fokus auf das Wesentliche beim Anwender sein. Hier spielt die Motivation durch Reflektion der Ergebnisse eine Hauptrolle. Einfach gesagt gliedert sich das Prinzip dabei in mehrere Schritte und gibt viel Freiheit für die letztendliche Umsetzung mithilfe von Tools.

Zu „Get-Your-Things-Done“ wird noch ein ausführlicherer Artikel folgen.

Was ist Todoist?

Todoist wurde 2007 erstmals als webbasiertes Tool für Selbstorganisation angeboten. Später folgten Apps für diverse mobile Plattformen. Heute gilt es als eines der erfolgreichsten Tools für das Management von Aufgaben und Projekten.

Die Oberfläche soll möglichst minimalistisch sein und den Workflow effizienter gestalten. Dafür dient links die Anzeige von verschiedenen Übersichten (oben) sowie die Auflistung von Projekten (unten). Mittig sind die einzelnen Punkte des entsprechenden Tages sowie dem Folgetag vermerkt. Mit einem Klick kann der Nutzer erledigte Aufgaben abhaken, woraufhin das System diesen mit sogenannten Karma-Punkten belohnt.

Das Tool synchronisiert sich plattformübergreifend und bietet dem Nutzer sowohl stationär als auch mobil ein optimales Tracking von Aufgaben.

Welch Funktionen bietet Todoist?

Wie bereits in der Oberfläche zu sehen war, kann man die Aufgaben oder „Tasks“ als Kernelemente ansehen. Sie stellen die jeweilige To-Do-Liste des Tages dar. Das Ziel des jeweiligen Tages ist entsprechend die Erledigung aller dieser Aufgaben. Für die Erleichterung späterer Suchen oder der Ordnung von Aufgaben dienen sogenannte Labels. Von diesen kann der Nutzer mehrere pro Task einsetzen, insofern dieser Todoist Premium abonniert hat. Dieses ist ab 3€ monatlich erhältlich.

Für mehr Individualität kann der Nutzer eigene Filter anlegen. Diese sind so programmierbar, dass in der Übersicht nur Aufgaben mit speziellen Eigenschaften sichtbar sind. Das können zum Beispiel Aufgaben für die kommende Woche mit einer bestimmten Priorität eines bestimmten Projekts sein. Hier sind fast keine Grenzen gesetzt.

Projekte und Teamwork

Eine häufig unterschätzte Funktion von Todoist sind die Projekte, bei welchen auch die Komponente des Teamworks einfließt. Projekte sind eine weitere Möglichkeit, Aufgaben nach einem bestimmten System zu gliedern und zusätzlich mit Bemerkungen zu versehen.

Wie links in der obigen Abbildung zu sehen, lassen sich Projekte untergliedern und mit einer Farbe sowie Emojis versehen. Darüber hinaus zeigt die Produktivitäts-Anzeige erledigte Aufgaben in den entsprechenden Farben an. Hier kommt die motivierende Komponente nach dem „Get Your Things Done“-Prinzip zum Tragen. Eine sogenannte Streak gibt an, wie lange man täglich sein gesetztes Ziel bzgl. der Aufgabenzahl hintereinander erreicht hat. Daneben erarbeitet der Nutzer sich Karma-Punkte, welche zum Level-Up führen. Hierbei ist klar ersichtlich, dass eine tägliche Herausforderung entsteht, welche die intrinsische Motivation wecken soll.

Wenn das Team Todoist als Tool einsetzt, kann ein Projektleiter verschiedenen Personen bestimmte Aufgaben zuordnen. Ähnlich wie auch schon bei Asana beschrieben, bietet eine Chat-Funktion den Austausch der Bearbeiter über die jeweilige Aufgabe. Somit ist eine optimale und aufgeräumte Übersicht gegeben.

Lohnt sich ein Abonnement von Todoist für mein Team und mich?

Das Tool scheint durch seinen einfachen und pragmatischen Aufbau eine optimale Möglichkeit einer besseren Arbeitsteilung für Teams aufzustellen.

Doch eignet es sich für jedes Team?

Ja und nein. Todoist setzt seinen Schwerpunkt so, dass es nebenbei für besseres, plattformübergreifendes Tracking eingesetzt wird. Es soll wahrlich kein System darstellen, welches die „Mainstage“ des Arbeitstages darstellt. Da nach dem „Get Your Things Done“-Prinzip auch eine Motivation von innen nach außen etabliert werden sollte, hat dieser Ansatz jedcoh auch sein Gültigkeit. Je nach Workflow im Team ist hier jedoch zu wenig Transparenz geboten. Diese Funktion ist aber erst sehr neu und wird sich voraussichtlich noch enorm weiterentwickeln. Ein kontinuierliches Projektmanagement in großen Teams mit beispielsweise einem ausführlichen Projektablaufplan übersteigt aktuell auch noch die Funktionsweise.

Als zusätzliches, kompaktes Tool hat Todoist jedoch eine unglaubliche Performance. Die Synchronisation zwischen Mobile Device, Computer-App und Browser ist gegeben und sämtliche Einstellungs- und Auswahlmöglichkeiten sind intuitiv ausgelegt. Jeder Nutzer kann innerhalb weniger Momente sein ganz eigenes „Best Practice“ entwickeln.

Für kleine Teams ist das Tool zudem sehr erschwinglich. Für 5€ pro Nutzer sind viele Funktionen gegeben, welche das Teamwork enorm unterstützen sollen. Zudem bietet die Homepage des Anbieters Hilfestellungen, Blogs und einen sehr guten Kundenservice an.

Tools für besseres Projektmanagement müssen nicht unzählige Funktionen aufweisen oder mit einem abgefahrenen Layout glänzen. Sie sind immer noch ein Mittel zum Zweck. Todoist vereint wissenschaftlich bewiesene Aspekte zur Selbstmotivation und Selbstorganisation. Das Resultat ist ein kleines, aber feines Tool mit vielen hilfreichen Eigenschaften.

Probiert es doch ganz einfach mal selbst aus.