Nützliche Tools für besseres Teamwork, wie Asana, sind in der heutigen Zeit wichtiger denn je! Auch wir bei CATCHEr versuchen, unsere Aufgaben effizient zu managen und den Überblick zu behalten.

In den meisten Beiträgen von uns findest Du nützliche Tipps zu verschiedenen Themen oder spannende Infos. Nun soll der Fokus auf unserem eigenen Workflow liegen. In diesem Artikel zeigen wir Dir Asana als Software für effektives Projektmanagement.

Was ist Asana?

Bei Asana handelt es sich um ein umfangreiches Werkzeug für Projektmanagement und das Verteilen von Aufgaben. Es ist hierbei sowohl als Desktop-App sowie für alle gängigen Smartphones und Tablets erhältlich.

Mit Asana können Teams, bestehend aus wenigen oder viele Personen, Projekte übersichtlich darstellen und nach Prinzip eines Kanban-Boards Aufgaben an Personen zuteilen. Dabei können diese Ansichten sowohl in Kalender, Zeitstrahlen oder als einfache ToDo-Liste formatiert werden.

Wie in der obigen Abbildung zu sehen ist, stellt Asana Deine Aufgaben als Karten dar, welche Du nach Erledigung abhaken kannst. Die Änderung der Darstellung ist in der Taskleiste erreichbar. Zusätzlich bietet das Werkzeug Platz für Uploads, die Du wiederum Deinen Aufgaben zuteilen kannst. Beim Klick auf eine Aufgaben-Karte öffnen sich danach weitere Einstellungen.

Wenn Du umfangreiche Auswertungen sowie Statistiken zum Workflow in Deinem Team haben willst, kannst Du ab 10,99€ im Monat die Premium-Version abonnieren.

Aufgabenplanung in Asana

Sobald Du eine Aufgaben zugeteilt bekommen hast, bieten sich Dir nun einige Möglichkeiten. Unter anderem gehört die Erstellung von Unteraufgaben dazu. Diese können Du und Deine Kollegen wiederum verteilen und abarbeiten. Zusätzlich dazu bietet das Menü eine Chat-Funktion, welche als Hilfe für Absprachen und dem Datei-Upload dient. Durch die Terminierung der Aufgaben erhält jeder entsprechende Informationen in seinem Postfach.

Dabei ist es wie in jedem anderen Tool wichtig, dass jeder Beteiligte dieses intensiv nutzt und sich informiert. Es stellt nämlich, vor allem bei Remote-arbeitenden Teams, einen zentralen Punkt der Kommunikation dar.

Wie integriere ich das Tool in meinen persönlichen Workflow?

Nicht jeder plant seinen eigenen Tag mithilfe eines digitalen Tools oder auch nur einer Aufgabenliste in Papierform. Oft planen Teams ihre Aufgaben auf einem hohen Detailgrad. Somit kann trotz des persönlichen Postfachs schnell der Überblick verloren gehen. In den Einstellungen kannst Du E-Mail-Benachrichtigungen festlegen oder Asana gleich in andere Tools integrieren. Als Beispiel ist hier Slack zu nennen, welches in separaten Kanälen die Asana-Meldungen empfängt.

In unserem Team unterscheiden sich die Routinen teils enorm. Bei der Arbeit mit Tools ist es wichtig, schnellstmöglich seine Kollegen über neue Ereignisse zu informieren. Häufig sind andere abhängig von den Ergebnissen einer bestimmten Person. Dabei kann dies sowohl im Falle von Home-Office, als auch Remote-arbeitenden Teams über Erfolg und Scheitern entscheiden. Lege Dir am besten tägliche Zeiträume fest, in welchen Du deine Updates in Asana vermerkst. Arbeitest Du mit anderen Management-Tools, wie Todoist, solltest Du Änderungen schnellstmöglich übertragen, weil sonst Dinge in Vergessenheit geraten können.

Wenn Du einmal nicht weiterweißt, bietet Asana viele Quellen auf der Website, um Dir und Deinem Team das Tool und nützliche Tipps zu erklären. Wir versuchen auch, uns regelmäßig über Neuerungen auszutauschen und unseren eigenen Workflow zu optimieren.

Nutzt Du noch kein umfangreiches Tool, solltest Du am besten gleich damit beginnen. Die aktuelle Situation ist nur der Startschuss für ein Zeitalter des digitalen Arbeitens oder auch „New Work“ genannt.

Hast Du Fragen zur Arbeit mit Asana? Das Team von CATCHEr steht Dir bei Fragen gerne zur Verfügung.